Perencanaan Organisasi dan Penetapan Tujuan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dewasa ini, tuntutan seorang manajer sangat melampaui teknik dan ide yang sangat tradisional. Dunia kerja tradisional mengasumsikan bahwa tujuan manajemen adalah mengendalikan dan membatasi orang, menegakkan aturan dan regulasi, mencapai stabilitas dan efisiensi, merancang hirarki atas-bawah untuk mengarahkan orang, serta mencapai hasil akhir.
Namun, menurut sebuah paradigma manajemen yang sedang berkembang mengakui bahwa seorang manajer saat ini memerlukan keahlian yang berbeda untuk melibatkan hati dan pikiran para pekerja sekaligus mengambil manfaat dari tenaga kerja fisik yang mereka miliki. Dalam hal ini seorang manajer dituntut untuk memusatkan perhatian pada upaya memimpin perubahan, memanfaatkan kreatifitas dan antusiasme seseorang, mencari visi dan nilai bersama, serta membagi informasi dan kekuasaan. Kerja kelompok, kolaborasi, partisipasi, dan pembelajaran merupakan prinsip penuntut yang membantu manajer dan karyawan untuk mengantisipasi kondisi yang sulit akibat lingkungan bisnis saat ini yang sangat komplek.
B. Rumusan Masalah
1. Apa itu sasaran, rencana, dan kinerja?
2. Apa itu tujuan dan perencanaan?
3. Bagaimana kriteria tujuan yang efektif?
4. Apa saja tipe-tipe dan model perencanaan?
5. Bagaimana perencanaan dalam organisasi pembelajaran
BAB II
PEMBAHASAN
A. Sekilas Mengenai Sasaran dan Perencanaan
Sasaran adalah merupakan penjabaran dari tujuan organisasi, dalam bentuk terakhir dan akan dapat dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu tahunan, semesteran, atau bulanan. Sasaran juga menggambarkan suatu hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu sasaran yang ditetapkan diharapkan dapat memberikan fokus pada penyusunan progam dan kegiatan yang bersifat spesifik, terinci, dapat diukur, dan dapat dicapai.[1]
Perencanaan menentukan dimana organisasi ingin berada di masa depan dan bagaimana agar dapat sampai ke sana. Perencanaan (planning) berarti menentukan tujuan untuk kinerja organisasi di masa depan serta memutuskan tugas dan pengurusan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk memenuhi suatu tujuan, manajer harus menginvestasikan dalam jumlah yang signifikan sumber daya untuk pelatihan dan intensif untuk memotivasi karyawan.
Perencanaan yang buruk dapat menghancurkan kinerja organisasi. Sebagai contoh, perusahaan ritel pakaian Merry Go-Round, yang dulunya hadir secara besar-besaran di berbagai pusat belanja di Amerika, kini menjadi pailit dan akhirnya menghilang akibat dari perencanaan yang buruk. Visi yang kurang baik dari para manajer puncak dalam memperkirakan arah pasar dan tren demografi, upaya perencanaan yang lemah berkaitan dengan akuisi dan pertumbuhan, serta kegagalan untuk mempersiapkan sukses manajsemen telah membantu menutup jaringan nasional yang terdiri dari 1500 toko senilai $1 miliar.[2]
B. Sasaran, Rencana, dan Kinerja
Sasaran merupakan kepentingan tertinggi dalam manajemen, karena dapat memberikan tujuan dan arah yang akan ditempuh, sehingga manajemen dapat memberikan sesuatu yang benar-benar bararti. Sasaran tersebut harus ditetapkan dan diberitahukan sedemikian rupa sehingga dapat digunakan sebagai ukuran dari sukses atau kegagalan.
Target dan tujuan sering digunakan silih berganti sebagai pengganti kata sasaran. Ada yang berpendapat bahwa kata target berkonotasi dengan ukuran kuantitatif, tetapi definisi tersebut tidak bersifat universal.
Sasaran yang diketahui secara umum dan ditetapkan dengan baik diakui oleh sebagian manajer memiliki kemampuan motivasi pada mereka sendiri. Sasaran tersebut melahirkan kegiatan, mengarahkan usaha-usaha manajemen secara efektif dan mengakhiri penghamburan energi untuk tugas-tugas yang tidak produktif dan pertentangan-pertentangan pribadi.[3]
Tujuan dan rencana telah menjadi konsep umum di masyarakat kita. Suatu sasaran atau tujuan (goal) adalah keadaan yang diharapkan di masa depan yang berusaha direalisasikan organisasi. Tujuan ini penting sifatnya karena organisasi didirikan untuk maksud tertentu dan tujuan dibuat untuk mendefinisikan dan menyatakan maksud tersebut. Suatu rencana (plan) merupakan cetak biru dari pencapaian tujuan dan merinci alokalisasi sumber daya, jadwal, tugas, dan tindakan lain yang dibutuhkan. Kata perencanaan (planning) pada umumnya adalah penentuan tujuan organisasi dan pendefinisian perangkat untuk meraih hal tersebut.
Proses perencanaan diawali dengan sebuah misi formal yang menjelaskan tujuan dasar dari sebuah orgtanisasi, khususnya bagi pihak luar. Misi merupakan dasar dari tingkatan strategis (perusahaan) atas tujuan dan rencana, yang kemudian akan membentuk tingkatan taktis (divisi) dan tingkat operasional (departmen). Manajer puncak umumnya bertanggung jawab dalam menentukan tujuan dan rencana strategis yang menggambarkan komitmen terhadap efisiensi dan efektivitas organisasi.[4]
Rencana dan tujuan taktis merupakan tanggung jawab dari manajer tingkat menengah, seperti pimpinan divisi utama atau unit fungsional. Seorang manajer divisi akan merumuskan rencana taktis yang berfokus pada tindakan utama yang harus diambil fivisi untuk menjalankan perannya dalam rencana strategis seperti yang ditentukan manajer puncak. Rencana operasional merupakan prosedur atau proses khusus yang dibutuhkan tingkat bawah dari sebuah organisasi, seperti departmen dan para karyawan. Manajer lini depan (front-line) dan supervisor mengembangkan rencana operasional ini yang berfokus pada tugas dan proses khusus, dan hal ini mendukung dalam pemenuhan rencana taktis dan strategis. Perencanaan akan mendukung tingkatan lainnya.
Kinerja dalam organisasi merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut Anwar Prabu Mangkunegara kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas maupun kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
Kinerja merupakan suatu kondisi yang harus diketahui dan dikonfirmasikan kepada pihak tertentu untuk mengetahui tingkat pencapaian hasil suatu instansi dihubungkan dengan visi yang diemban suatu organisasi atau perusahaan serta mengetahui dampak positif dan negative dari suatu kebijakan operasional.[5]
C. Tujuan dan Perencanaan
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktifitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses yang penting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain seperti, pengorganisasian, pengarahan, pengontrolan tidak akan berjalan secara sistemik.[6]
Menetapkan tujuan organisasi membantu sebuah organisasi yang bersngkutan memberikan arah dan menghindari kekacauan. Tujuan dapat membantu memotivasi anggota dangan mengkomunikasikan apa organisasi ini berjuang untuk menyediakan dasar mengakuai keberhasilan dan prestasi.[7]
Tujuan dipecah-pecah dalam tiga jenis yang berbeda-beda dalam kebanyakan organisasi. Jenis-jenis itu adalah:[8]
1. Tujuan yang bersifat organisasi, bersangkutan dengan maksud-maksud, nilai-nilai yang diciptakan, dan arah umum organisasi. Ruang lingkupnya luas dan sebagai cirri khasnya, tidak didefinisikan secara spesifik.
2. Tujuan yang bersifat manajemen, tujuan ini lebih terperinci dan menyangkut faktor-faktor seperti kuantitas serta kualitas. Sebagai contoh, meningkatkan produksi dengan 10 persen dalam 6 bulan mendatang. Contoh tersebut merupakan tujuan bersifat manajemen bagi seorang manajer produksi.
3. Tujuan yang bersifat perseorangan, tujuan ini diperuntukkan bagi setiap orang perorangan. Tujuan-tujuan ini menggariskan apa yang sedang diusahakan perorangan itu untuk mencapai dan mendapatkannya.
Tujuan-tujuan dari organisasi seharusnya ditempatkan pada batas-batas selaras dengan nilai-nilai dan kepercayaan-kepercayaan yang diingikan masyarakat.
D. Kriteria Tujuan yang Efektif
Untuk menjamin bahwa penentuan tujuan bermanfaat bagi organisasi, sejumlah karakteristik tertentu dan petunjuk harus digunakan. Berikut kriteria tujuan yang efektif :[9]
a) Spesifik dan terukur
Tujuan dapat dibuat dengan akurat dan memberi ruang bagi kemajuan yang terukur. Jika memungkinkan tujuan dibuat dalam bentuk kuantitatif, misalnya meningkatkan keuntungan 2%, mengurangi kerusakan produk 1%, atau meningkatkan peringkat rata-rata efektifitas guru dari 3,5 menjadi 3,7.
b) Menyentuh area penting (cover key result areas)
Tujuan tidak dapat disusun untuk setiap aspek perilaku karyawan atau kinerja organisasi, jika dapat disusun maka angka yang tertera jelas tidak berati lagi. Manajer diharapkan mengidentifikasi sejumlah area penting, mungkin hingga empat atau lima departmen di organisasi atau pekerjaan. Area penting merupakan kegiatan yang memberi kontribusi terbanyak bagi kinerja perusahaan. Banyak perusahaan menggunakan pendekatan berimbang untuk penentuan tujuannya, misal : Northern States Power Co. Menghitung kinerja pada empat area penting yaitu kinerja keuangan, layanan dan kepuasan pelanggan, proses internal dan inovasi dan pembelajaran.
c) Menantang namun tetap realistis (challenging but realistic)
Tujuan bersifat menantang akan tetapi tidak sulit dicapai dengan akal sehat. Contoh seorang manajer yang baru saja direkrut menemukan bahwa stafnya harus bekerja sebanyak 100 jam tiap minggu, untuk mencapai tujuan yang diharapkan dari mereka. Jika tujuan bersifat tidak realistis, maka karyawan akan menuju kegagalan dan akan menurunkan moral karyawan. Namun jika jika suatu tujuan terlalu mudah dicapai, maka karyawan tidak akan merasa termotivasi.
d) Jangka waktu yang jelas (defined time period)
Tujuan harus merinci jangka waktu pencapaian. Jangka waktu merupakan tenggat (batas waktu) yang menyatakan tanggal tujuan tersebut dicapai.
e) Dikaitkan dengan kompensasi (linked to rewards)
Dampak akhir dari tujuan tergantung dari sejauh mana gaji mengalami peningkatan, promosi, dan penghargaan yang didasarkan pada pencapaian tujuan. Siapa saja yang mencapai tujuan harus diberi penghargaan. Penghargaan memberi arti dan kaitan dengan tujuan serta membantu karyawan berkomitmen untuk mencapainya. Kegagalan dalam mencapai tujuan seing kali disebabkan oleh faktor diluar karyawan.
E. Tipe-Tipe dan Model Perencanaan
Maksud dari perencanaan dan penentuan tujuan adalah membantu organisasi meraih kinerja yang tinggi. Para manajer menggunakan tujuan strategis, taktis, dan operasional untuk mengarahkan karyawan dan sumber daya menuju hasil akurat yang membuat organisasi bekerja secara efisien dan efektif. Kinerja organisasi secara menyeluruh tergantung dari pencapaian hasil yang diidentifikasi melalui proses perencanan. Manajer menggunakan sejumlah pendekatan perencanaan untuk berfokus pada organisasi kea rah kinerja yang tinggi. Di aantara pendekatan popular yang sering digunakan adalah management by objectives, rencana sekali pakai (single-use plan), rencana untuk beragam kegunaan (standing plant), dan rencana berkesinambungan atau berskenario (contingency plan).
Management by objectives (MBO) adalah metode yang digunakan manajer dan karyawan untuk menjelaskan tujuan dari setiap department, proyek dan orang serta menggunakannya untuk mengawasi kinerja berkelanjutan. Empat kegiatan utama harus ada agar pelaksanaan MBO dapat berhasil :
1. Menetapkan tujuan (set goal). Ini merupaka langkah yang sulit dalam MBO. Penetapan tujuan melibatkan karyawan di tiap tingkatan dan memandang kegiatan harian jauh ke depan untuk menjawab pertanyaan “apa yang coba kita raih?” tujuan yang baik seharusnya konkret dan realistis, memberikan target yang spesifik dan jangka wakjtu tertentu serta memerlukan tanggung jawab.
2. Mengembangkan rencana pelaksanaan (develop avtion plan). Sebauh rencana pelaksanaan menjelaskan arah tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Rencana pelaksanaan disusun untuk individu sekaligus depatmen.
3. Meninjau kemajuan yang dicapai (review progress). Kemajuan secara periodik adalah hal penting untuk menjamin rencana pelaksanaan dijalankan dengan baik. Pelaksanann ini dapat dilakukan secara informal antara manajer dengan bawahan, di mana organisasi dapat melakukan pemeriksaan tiap tiga, enam, atau sembilan bulan dalam satu tahun.
4. Penghargaan atas kinerja keseluruhan (appraise overall performance). Mengevaluasi apakah tujuan tahunan telah dicapai baik oleh individu maupun departmen. Keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dapat menjadi bagian dari sistem penilaian kinerja dan arah dari kenaikan penghasilan dan penghargaan lainnya.[10]
F. Perencanaan dalam Organisasi Pembelajaran
Organisasi belajar atau organisasi pembelajaran adalah suatu konsep dimana organisasi dianggap mampu untuk terus menerus melakukan proses pembelajaran manditi (self leraning) sehingga organisasi tersebut memiliki kecepatan berpikir dan bertindak dalam merespon beragam perubahan yang muncul.
Dimensi Learning Organisation Peter Senge mengemukakan bahwa di dalam learning organization yang efektif diperlukan 5 dimensi yang akan memungkinkan organisasi untuk belajar, berkembang, dan berinovasi yakni[11] :
1. Personal mastery, kemmapuan untuk secara terus menerus dan sabar memperbaiki wawasan agar objektif dalam melihat realitas dengan pemusatan energi pada hal-hal yang strategis.
2. Mental model suatu proses menilai diri sendiri untuk memahami, asumsi, keyakinan, dan prasangka atas rangsangan yang muncul.
3. Shared vision komitmen untuk menggali visi bersama tentang masa depan secara murni tanpa paksaan.
4. Team learning kemampuan dan motivasi untuk belajar secara adaptif, generatif dan berkesinambungan.
5. System thingking organisasi pada dasarnya terdiri atas unit yang harus bekerja sama untuk menghasilkan kinerja yang optimal.
BAB III
KESIMPULAN
Sasaran adalah merupakan penjabaran dari tujuan organisasi, dalam bentuk terakhir dan akan dapat dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu tahunan, semesteran, atau bulanan. Perencanaan menentukan dimana organisasi ingin berada di masa depan dan bagaimana agar dapat sampai ke sana. Perencanaan (planning) berarti menentukan tujuan untuk kinerja organisasi di masa depan serta memutuskan tugas dan pengurusan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Tujuan dipecah-pecah dalam tiga jenis yang berbeda-beda dalam kebanyakan organisasi. Jenis-jenis itu adalah:
1. Tujuan yang bersifat organisasi.
2. Tujuan yang bersifat manajemen.
3. Tujuan yang bersifat perseorangan.
Kriteria tujuan yang efektif :
a. Spesifik dan terukur.
b. Menyentuh area penting (cover key result areas).
c. Menantang namun tetap realistis (challenging but realistic).
d. Jangka waktu yang jelas (defined time period).
e. Dikaitkan dengan kompensasi (linked to rewards).
Tipe-tipe model perencanaan :
1. Menetapkan tujuan (set goal).
2. Mengembangkan rencana pelaksanaan (develop avtion plan).
3. Meninjau kemajuan yang dicapai (review progress).
4. Penghargaan atas kinerja keseluruhan (appraise overall performance).
Dimensi-dimensi dalam organisasi pembelajaran :
a) Personal mastery, kemmapuan untuk secara terus menerus dan sabar memperbaiki wawasan agar objektif dalam melihat realitas dengan pemusatan energi pada hal-hal yang strategis.
b) Mental model suatu proses menilai diri sendiri untuk memahami, asumsi, keyakinan, dan prasangka atas rangsangan yang muncul.
c) Shared vision komitmen untuk menggali visi bersama tentang masa depan secara murni tanpa paksaan.
d) Team learning kemampuan dan motivasi untuk belajar secara adaptif, generatif dan berkesinambungan.
e) System thingking organisasi pada dasarnya terdiri atas unit yang harus bekerja sama untuk menghasilkan kinerja yang optimal.
DAFTAR PUSTAKA
G.R.Terry, Dasar-Dasar Manajemen, Jakarta: Bumi Aksara, 1996
George R. Terty, Prinsip-Prinsip Manajemen, Jakarta: Bumi Aksara, 1993
Richard L. Daft., Management Manajemen, Edisi ke Enam, Jakarta: Salemba Empat, 2007
[3] George R. Terty, Prinsip-Prinsip Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 1993), hal 28
[5] http://id.wikipedia.org/wiki/Kinerja
[6] http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan
[7] http://luffybersahabat.blog.com/2011/01/19/tujuan-organisasi
[8] G.R.Terry, Dasar-Dasar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 1996), hal 30
[10] Ibid, hal 326-328.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar